靈活工作模式趨增影響辦公空間設計 [香港經濟日報] 2023-08-15

過去3年疫情對職場最大的改變是帶來了Hybrid靈活工作模式的概念，但各企業、甚至同一公司內的各部門採用的靈活工作模式均各異，各類工作模式均會影響辦公室的設計及運用。

筆者近年便接獲不少企業委託調整或重新設計辦公空間的運用策略，以配合靈活工作模式。部分職員在疫後仍傾向在家辦公，結果部分企業的辦公室使用率低於50%；若完全不容許員工在家辦公，又會面對員工流失的問題；若要求員工每周回辦公室工作3至4天，又可能會出現某些日子沒有員工回辦公室或不夠工作枱使用的情況。

辦公室設計及元素直接影響員工個人的生產力，企業需要打造一個令員工認為在辦公室工作較在家辦公更有效率的工作空間。因此，釐定合適的靈活工作模式及辦公室設計極為重要，第一步是因應企業面對的問題，向各階層及部門的員工進行意見回饋，了解員工現時的工作模式，對現有的工作環境有何意見，公司的軟硬件的配套是否配合其工作模式。

打造靈活辦公空間 首要方便

了解員工的需要後，再檢視現時的辦公室是否適合。例如了解到員工認為辦公室的不足後，我們便能對症下藥，調整辦公室設計。若在不了解員工實質要求而貿然自行調整，新的變化未必配合員工工作需要，反而會令員工更抗拒回辦公室。

打造適合靈活工作模式的理想辦公空間的首要元素是方便，plug and play（隨插即用）便可在2分鐘內整理好工作枱準備工作，例如運用科技令員工可透過手機應用程式知道辦公室內有哪些座位可以使用。

此外，辦公室的冷氣及燈光讓員工感覺舒適外，會議室及電話亭也可以適當地分布於辦公室的不同位置，方便員工使用。

傳統辦公室的設計概念一般是先源自「管理層」，再決定「空間」的運用，繼而影響「員工行為」，組成「公司文化」，如有100名員工便安排100張坐位，按比例提供會議室。但其實打造適合靈活工作模式的辦公室，聆聽管理層要求後，第二步便能顯現該公司的文化，按其獨有的公司文化決定工作模式，繼而釐定空間的運用，四者是息息相關的